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电子传真常见问答
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 电子传真 常见问答

1、电子传真与普通传真机的主要区别?
      答:电子传真主要将使用传统传真时费时的工作比如打印、送纸扫描、拨号等,都通过电脑完成,大大提高了工作效率,而且可以随时随地发送和接收,不用受身边是否有电话线路、是否有传真机的硬件限制,只要连上网络既可发送和接收,适合移动办公需求。而且发送和接收传真不需要传真机、传真纸等硬件设备和耗材,大大降低了传真工作成本。
2、电子传真与传真服务软件的主要区别?
      答:传真服务软件需要自己维护软件工作,需要专门人员进行管理,而且要自己在电信申请电话线路,需要浪费大量的人力物力,而电子传真,直接申请服务,无须专门人员和专用线路,大大降低工作成本。
3、为什么传真不会被电子邮件代替?
      答:虽然Email非常方便而且非常流行,但是Email代替不了传真。传真是法律上认可的文件传递方式,而Email不是。 传真的一个重要特点就是:信息的安全、直接的发送。发送传真后通过信息反馈,能够迅速知道对方是否收到了传真。而电子邮件发送之后无法知道对方是否收到。 电子邮件没有什么安全性可言。因为E-mail原理十分简单,任何一个熟悉因特网、电子邮件原理的人都可以很容易地伪造电子邮件、偷看电子邮件。而传真安全系数相对较高。电子邮件用于国际通讯时,一般不能传送中文和图形、图表等信息,而传真则可以传送我们想发出的任何信息。
4、使用电子传真把电子文档发传真出去,会失真吗?
      答:电子传真采取了符合工业标准的编码和压缩技术,所有通过电子传真发送的电子文档是不会产生失真的。
5、我用电子传真到对方的传真机上,怎么才能知道对方已经接收到了?
      答:每发送一份传真,系统都会有一个详细的反馈,您可以通过发件箱的发送成功和发送失败栏看到您的传真是否发送成功,成功的则对方已经接收到了。未发送成功的也会有失败原因说明。
6、传真号码的格式是怎样的?
      答:使用电子传真发送传真,用户输入传真号码时,如果是本地的传真,只需输入电话号码,无需加区号;如果是国内长途,输入地区号+传真号码;发国际传真,需要加00+国家代码+地区+号码,如:00852XXXXXXX,完全和你平时打电话所要拨的号码的习惯一致。(如有分机号,则填在+后面) 注意:假如您漫游到外地使用,输入号码的规则也是和在原用户所在地是一样的。比如:您是杭州用户,您出差到北京使用,那么您发北京的传真,也需要加入北京的区号010,您发杭州的传真,则可以不加区号。
7、电子传真发送传真时有结果显示?分别表示什么含义?每种情况收不收费?
      答:(1)发送成功:发送成功; (需收费)
(2)对方忙:发送时检测到对方忙音;(未接通,不收费)
(3)对方无应答:发送时对方电话或传真机没有应答,无人接听 ;(未接通,不收费)
(4)对方未送传真信号:对方人工摘机应答后,又主动挂断了,没有给传真信号(接通,需收费)
(5)对方挂断或取消:传真发送在发送的过程中,对方主动取消或挂断(接通,需收费)
(6)号码错误:被叫号码有误或空号;(未接通,不收费)
(7)线路故障:在文件发送过程中,网络或线路出现故障;(接通,需收费)

9、用电子传真发送传真后,如何看到我扣费了多少金额?
      答:电子传真有多种方式可以查看通信费用:
1、通过费用列表栏可以查看每一份传真或短信的扣费信息。
2、通过传真搜索栏搜索关键字可以看到本年度内您己删除的发送的传真和接收的传真。
3、通过发送成功和发送失败栏可以看到每个传真任务的完成情况和扣费情况。
4、在个人设置的用户资料里可以看到我目前的余额情况.
注意:通过发送成功和发送失败栏看到的每个传真任务如果是多次呼叫(最多系统自动呼叫3次)才成功的,里面的发送时长和扣费情况就是几次呼叫的时长和费用累加的记录。因此不能完全用这个记录计算计费是否正确。(看计费是否正确需要看费用列表里的每个呼叫明细中的计费是否正确)
10、发票将如何传真出去?
      答:发票等纸质文件文件可以通过扫描仪转换成电子文件上传,电子传真专业工具拥有从扫描仪获取图像的功能。
11、对方如果也用电子传真,那么是不是会变成邮件对邮件,还需要收费吗?
      答:虽然对方也用电子传真,但是双方的最终通信方式还是通过电话线路发送,并不会变成邮件对邮件,所以仍需要收费。
12、在文件上传时会不会出现文件格式问题?
      答:目前常见的文件格式系统都能支持上传并转化发送。如果用户使用特殊的格式建议通过下载 电子传真专业工具,在本地进行传真转化后再上传发送。这样自己设定的特殊格式都可以得到保存。而且可以检查最终发送传真的样式,达到所见即所得的效果。
13、文件发送时是否要转化后发送?
      答:文件发送上传时,一般不需要转化,可以直接上传。但如果使用我们提供的电子传真专业工具转化后再上传发送,可以看到发送效果并提高发送效率。下载并安装电子传真专业工具后,会在打印机中增加电子传真专业虚拟打印机,打开文件,选择打印,选择打印机中的电子传真专业工具,点确定后文件就转化为图形文件。
14、电子传真发一页传真大约需要多长时间?
      答:电子传真发送传真速率最高能用14400的速度发送。当然和对方传真机的性能和能接受的传真速率有关。发送电子传真需要多少时间最主要和传真页的文字多少和图像多少有关,还有就是和对方传真机能接收的速率有关。通常情况下,普通文字的传真一页可以在一分钟内发送出去。
15、为什么用有的图形浏览软件查看收到的传真,文字会变形?
      答:因为Tif格式文件,拥有很多特殊的压缩方式,如果用有些图像浏览工具(如ACDSEE)会有变形,所以推荐使用微软自带的Tif图片传真文件查看器,或者使用系统自带的电子传真专业工具(需下载后安装使用)进行查看。如果收到的传真看到是反的,可以用图像浏览工具上面的顺时针(逆时针)旋转工具进行调整。
16、如何将图形文件通过电子传真发送到普通传真机?
      答:纸质文件可以通过扫描仪转换成电子文件上传,电子传真专业工具拥有从扫描仪获取图像的功能。如果是电脑上的图形文件如果是系统支持的,可以自己上传发送,如果是系统不支持的可以用电子传真专业工具转化后上传发送。
17、如何选择传真文件查看器?
      答:建议用微软自带的图片传真文件查看器,CAD等看图软件也能查看。
18、如何群发传真?
      答:如果是对少量的号码进行群发传真,可以通过直接多次输入号码的方式进行群发。如果是经常需要发送传真的固定客户,建议先建立联系人或联系人组,就可以选择联系人或联系人组来进行群发,提高效率。系统还提供地址本导入的方式导入传真客户名单。
19、 如何建立地址本并导入系统?
      答:建立地址本需注意几点:1、地址本必须是EXCEL文件,2、工作表的名称(sheet表)(不是文件名)必须改为“address”,3、必须严格按照模板文件(在地址本导入选项边上可以打开看)建立EXCEL表,每一列的栏目名字和次序必须完全一致。
20、如何使用电子签章?
      答:在产品使用演示里有制作使用签章的演示文件,用户可下载后观看详细的制作过程。
21、我使用的登陆密码忘记了怎么办?
      答:忘记登陆密码,您可以致电我们的售后服务热线并核对您的身份信息后,为您找回密码。您的密码必须及时修改,因为密码被盗用而引起的损失,由您自行承担。
22、我的传真安全吗?
      答: 您可以放心使用我们的服务,我们的服务提供许多安全措施。业务员、代理商都没有权限看到客户发送的传真资料,许多客户通过我们的网络发送他们商业上最敏感的关键信息。

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